Microsoft Excel डेटा को व्यवस्थित करने, विश्लेषण करने और संग्रहीत करने का एक शक्तिशाली उपकरण है। यहाँ Microsoft Excel का उपयोग करने के लिए कुछ बुनियादी चरण दिए गए हैं
- अपने डेस्कटॉप पर आइकन पर डबल-क्लिक करके या स्टार्ट मेनू से इसे चुनकर Microsoft Excel खोलें
- “फ़ाइल” मेनू पर क्लिक करके और “नया” चुनकर एक नई कार्यपुस्तिका बनाएं। आप “फ़ाइल” मेनू पर क्लिक करके और “खोलें” का चयन करके मौजूदा कार्यपुस्तिका भी खोल सकते हैं।
- सेल पर क्लिक करके और डेटा टाइप करके वर्कशीट के सेल में डेटा दर्ज करें। सेल के बीच जाने के लिए आप अपने कीबोर्ड पर तीर कुंजियों का उपयोग कर सकते हैं
- “फ़ाइल” मेनू पर क्लिक करके और “सहेजें” या “इस रूप में सहेजें” का चयन करके अपनी कार्यपुस्तिका सहेजें
- सेल का चयन करके और रिबन के “होम” टैब में फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों का उपयोग करके अपना डेटा फ़ॉर्मेट करें। आप फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट आकार, संरेखण और बहुत कुछ बदल सकते हैं
- अपने डेटा पर गणना करने के लिए सूत्रों और कार्यों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप कक्षों की श्रेणी जोड़ने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, या कक्षों की श्रेणी के औसत की गणना करने के लिए औसत फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
- अपने डेटा को विज़ुअल रूप से दर्शाने के लिए चार्ट और ग्राफ़ बनाएं। आप ऐसा उस डेटा को चुनकर कर सकते हैं जिसे आप चार्ट में शामिल करना चाहते हैं, “इन्सर्ट” टैब पर क्लिक करें और उस प्रकार के चार्ट का चयन करें जिसे आप बनाना चाहते हैं
- आप Microsoft Excel का उपयोग अपने डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करने, पिवट टेबल बनाने आदि के लिए भी कर सकते हैं। ऑनलाइन कई संसाधन उपलब्ध हैं जो Microsoft Excel का उपयोग करने के बारे में अधिक जानने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
Microsoft Excel का उपयोग करने के लिए कुछ अतिरिक्त सुझाव दिए गए हैं
- समय बचाने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें: उदाहरण के लिए, आप अपनी कार्यपुस्तिका को सहेजने के लिए “Ctrl + S” का उपयोग कर सकते हैं, या “Ctrl + C” और “Ctrl + V” का उपयोग सेल कॉपी और पेस्ट करने के लिए कर सकते हैं
- जब आप शेष कार्यपत्रक में स्क्रॉल करते हैं तो कुछ पंक्तियों या स्तंभों को दृश्यमान रखने के लिए “फ़्रीज़ पैन” सुविधा का उपयोग करें। यह उपयोगी हो सकता है यदि आपके पास पंक्ति या कॉलम के साथ एक बड़ी वर्कशीट है जिसे आप हमेशा देखना चाहते हैं
- अपने कार्यपत्रक में विशिष्ट डेटा को त्वरित रूप से खोजने और देखने के लिए “फ़िल्टर” सुविधा का उपयोग करें। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आपके पास बड़ी मात्रा में डेटा है और विशिष्ट आइटम खोजने की आवश्यकता है।
- अपने वर्कशीट में विशिष्ट डेटा को जल्दी से खोजने और बदलने के लिए “ढूँढें और बदलें” सुविधा का उपयोग करें। यदि आपको अपने डेटा में बहुत से परिवर्तन करने की आवश्यकता है तो यह उपयोगी हो सकता है
- सेल में कौन सा डेटा दर्ज किया जा सकता है, इसके लिए नियम निर्धारित करने के लिए “डेटा सत्यापन” सुविधा का उपयोग करें। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सेल में केवल कुछ प्रकार के डेटा दर्ज किए जाते हैं, जैसे कि एक निश्चित सीमा के भीतर दिनांक या संख्या
- क्रियाओं की एक श्रृंखला को रिकॉर्ड करने और उन्हें बाद में वापस चलाने के लिए “मैक्रोज़” सुविधा का उपयोग करें। यह उपयोगी हो सकता है यदि आपके पास कार्यों की एक श्रृंखला है जिसे आपको नियमित रूप से करने की आवश्यकता है
- कक्षों में डेटा के आधार पर कक्षों में स्वरूपण लागू करने के लिए “सशर्त स्वरूपण” सुविधा का उपयोग करें। यदि आप कुछ कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं या उन्हें देखना आसान बनाना चाहते हैं तो यह उपयोगी हो सकता है
- Microsoft Excel में विभिन्न विकल्पों और सुविधाओं का अन्वेषण करें ताकि वे सभी चीज़ें खोज सकें जो यह कर सकता है। ऑनलाइन कई संसाधन उपलब्ध हैं जो Microsoft Excel का उपयोग करने के बारे में अधिक जानने में आपकी सहायता कर सकते हैं